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経理業務の基礎 会社設立相談センター

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経理業務をはじめよう

経理業務は、今後、事業活動を進めるに当たりきっても切り離せない作業の一つです。日々の日常取引を仕訳帳などの帳簿上に記載することからはじまります。取引を記録、整理分類するために会計ソフトや紙帳簿に仕訳をしていくことが求められます。この仕訳、整理分類のために、簿記知識を駆使して日常取引の処理をしていき、1年に一度には決算書をつくりあげる必要があります。
また、会社の資金については、もちろん管理する必要があり、資金繰り表などで資金繰りを管理する作業もひつようとなってきます。


経理業務のファーストステップ

経理作業は煩雑な作業ばかりだとおもわれがちです。
その中でも一番最初に行うべき作業で手間がかかるのが資料整理ということができます。資料整理が十分にできていないと、その後の経理作業に支障が生じますし、経理作業でうまく数字をピックアップしていくことができません。なぜなら、お金の入出金や売上高や仕入高が計上される都度、資料が発生し、それらの資料を基に記録していくことが求められるからです。

また、税務申告においても資料整理は極めて重要な作業といえます。つまり、領収書などは、適正な税務申告のための重要な証拠となりますし、税務調査のあった際にも確認します。
税務調査が入ったときに調査官に整理されていない領収書などを見せてしまっては「この会社大丈夫か?」と思われてしまう可能性があります。
したがって、会社設立時に必ず勉強しておきたいのが経理、その中でも領収書などの資料整理、資料管理方法は身につけるべき作業と言えます。

資料の整理方法の例


【領収書】

資料整理についての勉強するにあたっては、最初に領収書の整理から取り組むべきものだと考えられます。。

@ 会社の年度毎に一冊のノート類を準備しましょう。また、できれば1月から12月までの月ごとのインデックスを付けるとわかりやすいです。

A ノート類の中央に糊をはって、当月分の領収書をノートの左・下から順に、日付順に少しズラシながら貼っていきましょう。


会社設立
[領収書ののりづけ例]


【請求書控、支払請求書の管理】
売り上げた場合にお客様に渡す請求書の請求書控は、比較的大きいサイズのファイルに綴じこんでおきましょう。もちろん、このファイルにインデックスをつけて得意先別に管理しても構いません。

@ 請求書控にパンチで穴をあけておきましょう。

A 時系列で月毎にファイルに綴じましょう。



【契約書、法律関係書類】

契約書等の重要書類については、穴をあけるのもはばかれますので、クリアフォルダーを有効利用してみましょう。契約書以外に附属書類がある場合は、同じクリアファイルの中で一緒に管理して後で取り出す時に手間のかからないようにすることが重要です。


決算業務

会社設立後、年に1回、経営成績や財務状況を決算書にまとめる作業、いわゆる決算を行うことが求められます。ここで事業年度とは定款を作成するときに決定した事業年度によります。

決算の際には、会社の取引内容(売上、仕入、経費支払、給与支払等)等を基に仕訳して、各種帳簿付けを行っておくことが前提となります。

つまり、日々の帳簿付けがあって、はじめて会社の事業年度の最後に、決算を行えるということです。

決算の事前準備としては下記のとおり、ポイントに留意して処理することが重要です。

@ 現金の残高確認 
 帳簿の現金残高と手元にある現金残高が同じ金額であるかをチェックします。
この金額が一致しないときはなぜ一致しないかを調べてみましょう。
また、仮払や仮受として日常の記帳処理をしている場合は、決算前に事前に調査しておきましょう。

A 預金・借入金の確認
 預金額、借入金の金額の帳簿上残高と金融機関等が発行した各種残高証明書が同じ金額であることをチェックしましょう。そのためには、、決算日の預金残高を示す残高証明を銀行から取得しておくことが望まれます。事前に取引金融機関に申し込めば、郵送等の手段で残高証明書を取得できるサービスがありますので、活用を検討してみましょう。

B 売掛金・買掛金の確認
 取引先別に売掛金・買掛金の金額が売掛金管理帳簿(得意先元帳)、取引先別買掛金管理表(仕入先元帳)の金額と同額であるかチェックしましょう。

一致していない場合には、請求、入金プロセスの中で誤りがないか、請求等の記入漏れがないか調査してみましょう。その他にも、固定資産の取得、売却や手形を使っていたら、その確認もしてみましょう。

C 商品の実地棚卸
 決算では、会社にある商品を実際にカウントしてみて、どのような商品が何個在庫として保管されているかチェックしてみましょう。カウントの手間があるので、大変な労働作業ですが、税務調査でも厳しく調査される項目であるのでしっかりと対応しておく必要があります。

上記の他、貸借対照表や損益計算書などの会計知識も学習しておきましょう。

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